על מוסד חינוכי לאסוף את נתוני עובדי ההוראה המועסקים אצלו. נתונים אלו ישמשו בהמשך לצורך חישוב וקביעת פרופיל המוסד. הנתונים מבוססים על נתוני מצבת העובדים הקיימת, ומספקים מידע על עובדי ההוראה, כגון נתוני דרגה, ותק וגמולים, ממוצע ימי הבראה, שיעור משרות מורים ללא רפורמה ושיעור משרות מורים ברפורמה מלאה. 

נתונים אלו יוזנו במערכת עוש"ר לאחר הזדהות – שם משתמש וסיסמה אישית. על המוסד לוודא כי הנתונים במערכת תואמים את נתוני כוח אדם בהוראה, שכן נתונים שגויים לא יאפשרו את השלמת תהליך חישוב הפרופיל למוסד.

• חישוב משוקלל של פרופיל בית הספר מביא בחשבון שינויים החלים לגבי עובד הוראה במהלך השנה בהתאם לפרק הזמן היחסי שלהם ובראייה ארצית.

• החישוב מתבסס הן על מצבת המורים הפעילים שדווחה באופן תקין במערכת עוש"ר והן על מצבת המורים שמשכורתם אוחדה ומדווחת במערכת מדב"ס.

• החישוב מתבצע על פי המשרה הפעילה של המורים המלמדים בחטיבות העליונות, בכיתות י"ג–י"ד ובחינוך המוכר שאינו רשמי, ומבוסס על נתונים התקפים ליום החישוב, ובהם כאמור פרמטרים כגון נתוני דרגה וותק. 

• חישוב הפרופיל נעשה באמצעות טבלאות של משקלים אבסולוטיים של עובדי הוראה. היקף המשרה הנכלל בחישוב הפרופיל הוא היקף המשרה שדווח למורה עד למגבלת היקף משרה מקסימלי המותר להעסקה או לחלופין, במקרים חריגים, עד למגבלת היקף משרה מקסימלי המאושר ביחידת כוח אדם בהוראה.

• לאחר הזנת הנתונים בדוח פירוט פרופיל המוסד, שיפורסם אף הוא במערכת עוש"ר, יחושב פרופיל עבור המוסד, והוא יקבל את הוותק המתאים למשקל הקרוב ביותר לטבלת המשקולות.

הסברים לגבי חישוב הפרופיל ניתן למצוא בחוברת הקמת בסיס הדיווח בחטיבה העליונה לשנת תשפ"ג.

במקרה של שגיאת דיווח באחד או ביותר מנתוני עובד ההוראה שהוזנו במצבת המורים, לא יופיעו אותם מורים בדוח, ולא יחושב פרופיל למוסד שבו הם עובדים. אם קיבל המוסד התראה על כך שנתון אחד או יותר מהנתונים שהזין אינם תקינים, עליו לתקן את המידע ולשולחו בהקדם. כל עוד לא תוקנו הנתונים השגויים – לא יחושב פרופיל למוסד.