הפקת הדוח בהכנה
הפקת קובץ
מערכת מצבת תלמידים החדשה משמשת לניהול כלל נתוני מצבת התלמידים בבתי הספר. יתרונותיה הם ממשק נוח וידידותי, ביטול הצורך בשליחה ובקבלה של ממשקים ובהקלדת נתונים קיימים, הצפת שגיאות בזמן אמת, וצמצום כמות השגויים ומשך הטיפול בהם. בדף זה תוכלו, לאחר הזדהות, לראות נתונים כלליים ממצבת התלמידים שלכם.
חידוש טופס א' או טופס אבטחת מידע שפג תוקפם: כעבור 5 שנים ממועד החתימה על טופס א' או טופס אבטחת מידע שפג תוקפם, נחסמת האפשרות לצפות בנתוני מצבת תלמידים ולהוריד קבצי תלמידים מהפורטל. אם חלפו 5 שנים מחתימת הטופס, עליכם להגיש מחדש את טופס א' (רשויות) או את טופס אבטחת מידע (בעלויות) ולצרפם לפנייה מקוונת בפורטל בנושא המתאים: 
רשויות: ניהול מצבת תלמידים > בקשה לקבלת נתונים (טופס א') > בקשה למידע
בעלויות: ניהול מצבת תלמידים > בקשה לקבלת נתונים (טופס אבטחת מידע) > בקשה למידע
לצורך תהליכי ייעול ובקרה על המגמות בחטיבה העליונה, החל מתשפ"ה תפוצל המגמה המדעית המסומנת בקוד 0097 למקצועות הנפרדים של המדעים הבסיסיים: כימיה, פיזיקה וביולוגיה. לכל הפרטים
מצבת תלמידים פתוחה להעלאה בשנה לקליטת מועמדים מהרשות ולהעברת תלמידים בין מוסדות. לאחר העלאה בשנה וכל עדכון בשיבוץ – על מנהל המוסד לבצע הצהרת מנהל. לתשומת ליבך, ללא ביצוע הצהרת מנהל הנתונים לא יילקחו לתקן ועלולה להיווצר פגיעה בתקצוב. באמצעות מערכת ניהול משתמשים והרשאות מנהל המוסד יכול לתת הרשאה למי מטעמו לבצע הצהרת מנהל. לתוצרי הדרכה על מצבת תלמידים – בנושא תהליך העלאה בשנה והעברה בין מוסדות ובנושא הצהרת מנהל
אם תלמיד שובץ במצבת תלמידים בשכבה שאינה תואמת לגילו, מנהל או מנהלת המוסד יקבלו התרעת חריגי גיל. משמעות הדבר היא שהמוטב אינו מתוקצב בגין התלמיד.
טיפול המנהל או המנהלת בחריגי הגיל נעשה במצבת התלמידים, שם ניתן להדפיס דוח, לחתום עליו ולהחתים את מפקח בית הספר, להעלות את הדוח למערכת ולשייכו לתלמידים הרלוונטיים בדף חריגי גיל.
במקרה זה הפנייה תהיה בסטטוס "ממתין לאישור".
הטופס נבדק במשרד החינוך, ולאחר סיום הטיפול השגיאה מוסרת ממצבת התלמידים.
כאן תוכלו לצפות בתלמידים חריגי הגיל במוסדות שבבעלותכם, שהמוסד לא הציג עבורם אישור מפקח - והבקשה בגינם ממתינה לאישור או שהבקשה בגינם לא אושרה.
הפקת קבצים מפורטים של מצבת תלמידים לרשויות מקומיות: בדף זה רשויות יכולות להפיק קבצים מפורטים המכילים את נתוני מצבת התלמידים שלהן, לאחר הזדהות, שליחת טופס א' וקבלת אישור הוועדה להעברת מידע בין גופים.
הפקת קבצים מפורטים של נתוני מצבת תלמידים לבעלויות חינוך: בדף זה בעלויות חינוך עם נתוני מצבת תלמידים בחינוך העל-יסודי יכולות להפיק קבצים מפורטים המכילים את נתוני מצבת התלמידים שלהן, לאחר מילוי טופס אבטחת מידע.
משרד החינוך יצר עבורכם ממשק חדש, נוח לשימוש ומשודרג לצורך העברת ממשק תלמידים מועמדים לשיבוץ לבתי הספר.
הממשק יועבר מהרשות או מספק הרשות באמצעות כספת וייקלט באופן אוטומטי במצבת תלמידים עבור בתי הספר. לפרטים טכניים על הממשק החדש
בממשק החדש נוספו שדות חשובים שבתי הספר זקוקים להם, כדי להקל עליהם לאסוף נתונים על כל תלמיד, ובמקביל הוסרו שדות שכבר אינם רלוונטיים.
בשלב זה הממשקים במבנה הישן (ITL2001) עדיין ניתנים לקליטה בשיטה הישנה (העלאת קובץ על ידי בית הספר), כדי לאפשר לרשויות להיערך לשינוי.
הוראות להתקנת כספת ראו בדף שליחת וקבלת מידע מהמשרד לספקים מאושרים.
יש להתקין שרת DCA אצל הספק, אשר יעבוד מול כספת משרד החינוך.
לשם כך מצורפים 4 קבצים:
קבצי התקנה לשרת DCA (הוגדר כ-txt לצורך העלאה לאתר. יש לשנות אצלכם לקובץ "rar")
נוהל בדיקת העברת קבצים (רק לאחר סיום ההתקנה והעברת קבצים נוספים ספציפיים לכל ספק כפי שמפורט בסעיף 3)
יש לשלוח ל- את פרטי הקשר הבאים לגבי איש טכני: שם פרטי ומשפחה, טלפון במשרד, טלפון נייד ודוא"ל.
לאחר שנקבל מכם אישור במייל על התקנת שרת DCA אצלכם, נעביר לכם שני קבצים נוספים, אותם יש לשתול בשרת:
קובץ CRED המכיל בתוכו פרטי משתמש וסיסמה.
קובץ PROCESS המכיל פרטים על התהליך.
אחריות על העברת הקבצים ממערכות הספק ל-DCA היושב אצל הספק, היא באחריות הבלעדית של הספק.
