• עובד הוראה שהגורם המשלם את שכרו הוא בעלות או מוטב, ימסור את הקבלות לבעלות או למוטב. על פי חוזר מנכ"ל – מענקי שעות והחזרי שכר לימוד לעובדי הוראה סעיף 4.3.2, על הבעלות לשלם לעובד ההוראה את התשלום מיד עם אישור המענק על ידי משרד החינוך.
• עובד הוראה מוכר במינהל לחינוך התיישבותי ועליית הנוער יצרף באמצעות פנייה בפורטל עובדי הוראה קבלות דיגיטליות החתומות דיגיטלית או טופס "הצהרה על החזר שכר לימוד" הנמצא באתר המשרד בצירוף קבלות שאינן דיגיטליות. לאחר שהקבלות תיבדקנה על ידי הגורם המקצועי הן תועברנה לחשבות מינהל התיישבותי. התשלום לחשבון הבנק של הבעלות יבוצע בדרך כלל עד סוף אותו החודש. במקרה שהקבלות תגענה ו/או תטופלנה בסוף החודש התשלום יבוצע בחודש שלאחר מכן.
• עובד הוראה מוכר שאינו בחינוך התיישבותי ימציא קבלות מקוריות לבעלות או לעמותה המשלמת את שכרו ואשר התחייבה לשלם לו את שכר הלימוד המאושר.
• עובד הוראה שהגורם המשלם את שכרו הוא בעלות או מוטב היה חייב למסור את הקבלות לבעלות או למוטב עד 30.6.2025. בהתאם לחוזר מנכ"ל – מענקי שעות והחזרי שכר לימוד לעובדי הוראה סעיף 4.3.2, על הבעלות לשלם לעובד ההוראה את התשלום מיד עם אישור המענק על ידי משרד החינוך.
• עובד הוראה מוכר במינהל לחינוך התיישבותי ועליית הנוער נדרש לצרף עד 30.6.2025 באמצעות הפורטל קבלות דיגיטליות החתומות דיגיטלית או טופס "הצהרה על החזר שכר לימוד" הנמצא באתר המשרד בצירוף קבלות שאינן דיגיטליות. לאחר שהקבלות תיבדקנה על ידי הגורם המקצועי הן תועברנה לחשבות מינהל התיישבותי. התשלום לחשבון הבנק של הבעלות יבוצע בדרך כלל עד סוף אותו החודש. במקרה שהקבלות תגענה ו/או תטופלנה בסוף החודש התשלום יבוצע בחודש שלאחר מכן.
• עובד הוראה מוכר שאינו בחינוך התיישבותי נדרש להעביר עד 30.6.2025 קבלות מקוריות לבעלות או לעמותה המשלמת את שכרו ואשר התחייבה לשלם לו את שכר הלימוד המאושר.
• עובד הוראה בחינוך הרשמי נדרש להעביר עד לתאריך 30.6.2025 באמצעות הפורטל קבלות דיגיטליות החתומות דיגיטלית או טופס "הצהרה על החזר שכר לימוד" הנמצא באתר המשרד, בצירוף קבלות שאינן דיגיטליות.

עובד הוראה שולח בקשה למענק לימודים (מענק שעות או החזר שכר לימוד) באמצעות המערכת המקוונת ומצרף את המסמכים הרלוונטיים:

• לצורך אישור מענק שעות עובד ההוראה מציין את מספר שעות הלימוד השבועיות שילמד בכל סמסטר, ובהתאם לכך המערכת מחשבת את שעות המענק. לאחר קבלת האישור הרשמי על עובד ההוראה לצרף לבקשה המקוונת אישור לימודים ומערכת שעות (עד לחודש נובמבר של אותה שנת לימודים). 
• לצורך השתתפות בהחזר שכר לימוד עובד ההוראה מצרף לבקשה קובץ סרוק של המסמכים הבאים חתומים כנאמן למקור על ידי מנהל המוסד החינוכי או המפקחת על גני הילדים: אישור לימודים, גיליון לימודים (מערכת שעות) ממוסד הלימודים; אישור על גובה שכר הלימוד לשנת הלימודים המבוקשת חתום על ידי מוסד הלימודים וגיליון ציונים משנה קודמת (ללומדים שנה שנייה ומעלה). לתשומת ליבכם, אם הגננת ציינה בבקשה שהיא מקבלת שכר מבעלות, גם הבעלות וגם הפיקוח צריכים לאשר את הבקשה. אין חשיבות לסדר האישור. 

לאחר שעובד ההוראה שולח את הבקשה, היא מועברת למנהל המוסד שאליו הוא משתייך. לאחר אישור מנהל המוסד, הבקשה מועברת לנציג מטעם הבעלות המוגדר במערכת הקשר של משרד החינוך ולרכז הפיתוח המקצועי במחוז שאליו משתייך עובד ההוראה.

• כדי שהבעלות תוכל לאשר את התחייבותה לשלם לעובד ההוראה את כספי המענק, עליה לקבל הרשאות שימוש במערכת המקוונת. יש למלא טופס בקשת הרשאה עבור כל משתמש בבעלות המורשה לחתום על בקשה למענק, ולציין את פרטיו ואת פרטי הגורם שמאשר לו בארגון להיות מורשה חתימה לעניין המענקים.
• כדי לבדוק מיהם בעלי ההרשאות בנושא מענקי לימודים, יש להיכנס לדף הרשאות למערכות המשרד. לאחר הזדהות ניתן לראות למי יש הרשאה ברשימת בעלי ההרשאות, תחת התפקיד מאשר התחייבות בבעלות. אם הנושא אינו מופיע ברשימת הנושאים, נראה שאין הרשאות לשום משתמש. במקרה זה יש למלא ולשלוח טופס הרשאה כמפורט לעיל.
• על המשתמש המורשה בבעלות לחתום על הצהרה לשמירת סודיות.
• על כל משתמש בבעלות להגיע למחוז עם הטופס החתום על ידי הבעלות ותעודת זהות לצורך אימות. מועדי קבלת קהל במחוזות מפורטים בנספח לטופס בקשת ההרשאה. בזמני חירום שבהם לא מתקיימת כלל קבלת קהל במחוזות, ניתן להחתים עו"ד לאימות פרטי המבקש ולשלוח לגברת רותם בורה חדד, לכתובת הדוא"ל: rotembo@education.gov.il.
• לאחר אימות הגורם המאשר יכול להיכנס למערכת המקוונת ולהזדהות באמצעות קוד וסיסמה. באפשרותו לגשת לתפריט הבקשות וממנו לתפריט אישורי בקשות, שם מוצגת רשימת הבקשות שעליו לאשר, לאשר את הבקשות ולבצע שמירה עבור כל בקשה שסומנה.

אם הבעלות החליטה לאשר את הבקשה, היא תתבקש לאשר במערכת את הסעיפים האלה:

• הבעלות מאשרת שעובד ההוראה מועסק על ידה ברציפות בארבע השנים האחרונות או שהוא עובד קבוע בבעלות. אם עובד ההוראה הועסק באותו מוסד ברציפות בארבע השנים האחרונות לפחות והבעלות על המוסד התחלפה, הדבר ייחשב כאילו הוא מועסק באותה הבעלות בכל השנים האלו.
• הבעלות מתחייבת לשלם את המענק עם קבלת האישור על הענקתו.
• לבעלות קשרי התחשבנות עם משרד החינוך לגבי משכורתו של מגיש הבקשה. 
• לבעלות יש רשיון הפעלה בתוקף.
• הבעלות הגישה למשרד החינוך את כל המסמכים הנדרשים כפי שמחייבות הוראות חשבות המשרד.

לאחר שמשרד החינוך מאשר את הבקשה, על עובד ההוראה להגיש לבעלות "אישור על תנאי להחזר שכר לימוד/מענק שעות" (עבור אותה שנת לימודים בלבד), בצירוף הקבלות המקוריות וטופס בקשה להחזר הוצאות נסיעה ללימודים.

לאחר אישור המענק יועבר לבעלות התשלום:

• תשלום מענק שעות: אם המענק אושר עד סוף אוקטובר, התשלום הראשון יתבצע לא יאוחר מחודש דצמבר, ולאחר מכן ישולמו התשלומים מדי חודש בחודשו – אחרת התשלום יבוצע כחודשיים לאחר אישור המענק. 
• תשלום החזר שכר לימוד משולם בשתי פעימות: ינואר ויוני. אם המענק אושר עד סוף דצמבר, התשלום לפעימה הראשונה יבוצע בינואר; אחרת התשלום יבוצע כחודשיים לאחר אישור המענק. החזר שכר לימוד ייעשה בכפוף להצגת קבלות מקוריות שקיבל עובד ההוראה ממוסד הלימודים.

בנוסף לתשלום שכר הלימוד משולמת לבעלות תוספת תשלום בגובה של 20.1% בגין הפרשות לתנאים סוציאליים. אנא וודאו כי הפרשות אלה מועברות לעובדי ההוראה שברשותכם. למכתב בנושא הפרשות מעביד לנושאים מענקים מיוחדים

על הבעלות להעביר את התשלום עבור מענק השעות או החזר שכר הלימוד לעובד ההוראה כנגד המצאת אישור לימודים או קבלות על תשלום שכר הלימוד, בכפוף לאמור בחוזר מנכ"ל, סעיפים 4.4-4.3.

• הבעלות נדרשת להעביר למשרד החינוך פעם בשנה עד 30.10 דוחות ביצוע עבור החזרי שכר לימוד או דוחות ביצוע עבור מענקי שעות בדבר ביצוע תשלום בפועל לעובדי הוראה שקיבלו מענק לימודים בשנת הלימודים שהסתיימה. את דוחות הביצוע יש להגיש לכתובת הדוא"ל dohot.maanakim@education.gov.il. לתשומת ליבכם, תיבת דוא"ל זו היא תיבה ייעודית להגשת דוחות ביצוע בלבד!
• הבעלות נדרשת להעביר למשרד החינוך עד לתאריך 30.10 של אותה שנת לימודים דוחות ביצוע לצורך החזר נסיעות ללימודים או השתלמות לעובד הוראה בצירוף טופס בקשה להחזר הוצאות נסיעה ללימודים או להשתלמות ואישור הלימודים של עובד ההוראה. יש להגיש דוחות ביצוע מקוריים ובדואר בלבד, אל אגף א' לפיתוח מקצועי, רחוב דבורה הנביאה 2 בירושלים.

עובד הוראה שהגיש בקשה במערכת המקוונת ובקשתו נדחתה בשל אי-עמידה בתנאי קבלת המענק, והסיבה לכך מוצדקת ומגובה באישורים רלוונטיים, יגיש בקשה בכתב לכתובת הדוא"ל maanakim.irurim@education.gov.il. יש לצרף לבקשה אסמכתאות לאי-עמידה מוצדקת בתנאי הקבלה, הכול בהתאם לנוהל פנייה לוועדת חריגים.

מענקי לימודים ניתנים על ידי משרד החינוך או הבעלות בהתאם למעמד המשפטי של המוסד (רשמי או מוכר שאינו רשמי) ובהתאם לשלב החינוך, אך בכל מקרה לא דרך עמותה שאינה הבעלות, כמפורט להלן:

• במוסד העסקה רשמי בשלבי חינוך קדם יסודי, יסודי וחטיבת ביניים – ניתן לקבל מענקי לימודים אך ורק דרך משרד החינוך. לא ניתן לקבלם דרך בעלות/מוטב/עמותה.
• במוסד העסקה רשמי בשלב חינוך חטיבה עליונה – ניתן לקבל מענקי לימודים דרך בעלות/מוטב של המוסד כפי שמוגדר במשרד החינוך. לא ניתן לקבלם דרך עמותה שאינה הבעלות של המוסד. אם לעובד הוראה במוסד זה יש איחוד משכורת, ניתן לקבל את המענק דרך משרד החינוך.
• במוסד העסקה מוכר שאינו רשמי בכל שלבי החינוך – ניתן לקבל מענקי לימודים אך ורק דרך בעלות/מוטב של המוסד כפי שמוגדר במשרד החינוך. לא ניתן לקבלם דרך עמותה שאינה הבעלות של המוסד.