• באחריות הרשות/בעלות – בקשות לסגירת בית ספר יש להגיש למנהל המחוז עד לתאריך 31.3. יש למלא טופס בקשה לסגירת מוסד חינוכי ולהעבירו חתום למנהל/ת המחוז. יש להודיע להורים על אזורי הרישום החדשים.

• באחריות המפקח/ת על בית הספר במחוז – אין לקבל הודעה על סגירת בית ספר בעל פה. כל מפקח ידרוש להעביר הודעה על סגירת בית הספר אך ורק באמצעות טופס בקשה לסגירת מוסד חינוכי שנשלח לאישור מנהל/ת המחוז על ידי הבעלות. באחריות מפקח/ת המחוז להסדיר את מעמדם ושיבוצם של עובדי ההוראה. לאחר קבלת החלטת מנהל/ת המחוז, אם חסרים בטופס פרטים על המוסד, על המפקח/ת למלא את הפרטים החסרים ולהעביר הטופס לאחראי/ת על התקן במחוז כשהוא חתום על ידו. ללא טופס הבקשה אין לבצע כל שינוי במערכות המידע של המשרד.

• באחריות אחראי/ת התקן במחוז – עם קבלת הטופס הבקשה מהמפקח, האחראי על התקן במחוז ידאג להחתים את המחמ"ד, מנהל כוח אדם בהוראה וחשבות המחוז. רק לאחר החתמת הגורמים הרלוונטיים וביצוע כל הבדיקות בנושא, יבצע האחראי על התקן במחוז סגירת בית הספר במערכת הממוחשבת (עד לתאריך 31.07) ויעביר את טופס הבקשה לאגף אמח"י.

• באחריות גזבר/ית או חשב/ת המחוז – סגירת כל הדיווחים על פעילות המורים: משרות, היעדרויות, שעות פעילות חוץ ועוד.

• באחריות מנהל/ת מחלקת כוח אדם בהוראה במחוז בשיתוף עם מפקח/ת המחוז והמחמ"ד – בקרה והסדרה של מעמד ושיבוץ עובדי ההוראה והודעות על העברות יזומות.

• באחריות מנהל תקשוב ומערכות מידע במשרד החינוך – לקראת תחילת חודש נובמבר יש להפיק את הדוחות שלהלן:

• דוח בתי ספר המופיעים במערכת כפעילים, ואין תלמידים המשובצים בהם – ייבדק על ידי אגף אמח"י עם הבעלות.

• דוח בתי הספר המופיעים במערכת ללא שיבוץ מורים/מורות – ייבדק על ידי מחלקת כוח אדם בהוראה והמפקח במחוז.

• באחריות מנהל פיתוח במשרד החינוך – על הבעלות בתיאום עם מינהל הפיתוח לפעול במקרה שבו נסגר המוסד והבעלות אינה מועברת על פי נוהל טיפול במבנים מתפנים של מינהל הפיתוח. כשמדובר על העברת בעלות, יש לפעול על פי נוהל העמדת מבנה שנבנה מתקציב המדינה לשימושו של מוסד חינוך שאינו רשמי או שבבעלות רשות מקומית.

• באחריות אגף אמח"י – שינוי סטטוס למוסד סגור במערכות המידע של משרד החינוך וסגירת ההרשאות למנהל בית הספר במערכות IDM.

>> למנהלים ולבעלי תפקידים במוסדות חינוך המידע מונגש בפורטל מוסדות חינוך.