שיבוץ תלמיד עם זכאות לשירותי חינוך מיוחדים במסגרות החינוך המיוחד או החינוך הרגיל הוא באחריות רשות החינוך המקומית שבה מתגורר התלמיד. בכל רשות מקומית פועל צוות שיבוץ, שתפקידו להבטיח שיבוץ מיטבי של תלמידים עם זכאות לשירותי חינוך מיוחדים במסגרת חינוכית ההולמת את צרכיהם וקרובה ככל האפשר למקום מגוריהם, בהתאם להחלטות המתקבלות מתוקף ועדת השמה או ועדת זכאות ואפיון.
הרשות מתעדת במערכת משבצת כל תלמיד הזכאי לשירותי חינוך מיוחדים, ועתיד ללמוד בגן חינוך מיוחד או בכיתה לחינוך מיוחד בבית ספר רגיל או במסגרת לחינוך מיוחד.
במערכת משבצת בשאילתה "פרטי תלמיד" רואים את סטטוס התלמיד, אם הוא משובץ או ממתין לשיבוץ, ולאיזו רשות נשלח לשיבוץ.
מנהלי בתי הספר יכולים לראות במנב"סנט את כל התלמידים ששיבוצם אושר על ידי מפקח במוסד שלהם.
לא ניתן. לאחר שבוחרים מוסד וכיתה, המערכת מזהה את המסגרת הלימודית ומציגה בשורת התלמידים המיועדים לשיבוץ רק תלמידים מאותה מסגרת לימודית.