באמצעות המערכת החדשה ניתן להפיק נתונים על מצבת תלמידים, המכילים שישה קבצים:
- תלמידים: תלמידים חייבי לימוד בגיל 6–21 הגרים ברשות וכן תלמידים הגרים מחוץ לרשות אך לומדים בה.
- גורמי קשר: הורים או אפוטרופסים ונתונים נוספים, כגון מספר הזהות של התלמיד, מספר זהות של גורם הקשר וסוג הקשר.
- פרטי קשר: פרטי התקשרות של גורמי הקשר, כגון טלפון וכתובת.
- מוסדות: כל נתוני המוסדות השייכים לרשות ופרטיהם.
- כיתות: פרטי הכיתות, כגון סוגי כיתות ותיאורן, מספר תלמידים בכיתה, מספר תלמידים מקסימלי ומינימלי ועוד.
- מגמות: פרטי מגמות, כגון שם, תיאור, סמל המגמה, מכסת תלמידים מבוקשת, סטטוס אישור ועוד.
הרשות יכולה להפיק את נתוני מצבת התלמידים באחת משתי הדרכים האלה:
- באמצעות הורדת הקבצים בהמשך דף זה.
- בעתיד – באמצעות כספות.
לתשומת ליבכם, על הרשות לייפות את כוחם של ספקי התוכנה שלה לקבל את נתוני מצבת התלמידים. יש לסמן וי ב-check box שבסעיף ייפוי הכוח בהמשך דף זה.
אלה שלבי התהליך לקבלת נתוני מצבת תלמידים:
- שלב ראשון: הורדת טופס הבקשה לקבלת נתוני מצבת תלמידים (טופס א') ומילוי כל הסעיפים שבו. מצ"ב הנחיות למילוי הטופס. על מורשה חתימה לחתום על הטופס ולדאוג לחתימת מנהל המאגר (על פי רוב מנהל מחלקת חינוך), מנהל אבטחת מידע והיועץ המשפטי על הטופס.
- שלב שני: פתיחת פנייה מקוונת בהמשך דף זה וצירוף מסמך הבקשה המלא והחתום.
- שלב שלישי: בדיקת תקינות לטופס, ואם נדרשים תיקונים או השלמות, יישלח משוב באמצעות הפורטל, דואר אלקטרוני או מסרון.
- שלב רביעי: העברת הטופס לוועדה להעברת מידע בין גופים ציבוריים.
- שלב חמישי: תשובת הוועדה תישלח בפורטל באמצעות טופס ב'. תישלח על כך הודעה.
- שלב שישי: מנהל המאגר החתום על סעיף 8.1 בטופס א', רשאי להוריד את קובצי מצבת התלמידים. מנהל המאגר יכול לתת הרשאה לנציגים נוספים ברשות באמצעות הקצאת הרשאות (דליגציה). לפרטים ראו סרטון בנושא ניהול משתמשים והרשאות למערכות משרד החינוך. כניסה למערכת הדליגציה
לתשומת ליבכם,
- על הרשות לצרף את הטופס הסרוק בפורטל וגם לשלוח את המקור בדואר, למשרד החינוך, שבטי ישראל 29 ירושלים, לידי גב' שירז מרילי.
- מצבת תלמידים תועבר רק לרשויות מקומיות שאושרו בוועדה.
- הרשאה להורדת קובצי מצבת תלמידים ניתנת רק למנהל המאגר שאושר על ידי הוועדה להעברת מידע בין גופים ציבוריים, ולנציגים נוספים ברשות שהוקצו להם הרשאות.
- אישור הבקשה לרשויות תקף לחמש שנים.
- תדירות עדכון הנתונים כעת היא אחת לשבוע באישור הלשכה המשפטית.
