רשויות המעוניינות לדווח ישירות למשרד החינוך ולא באמצעות החברה לאוטומציה, ימלאו את כל הטפסים כמפורט במסמך ההיערכות לדיווח מצבת תלמידי גנים וישלחו אותם כקובץ מצורף בדוא"ל yaelru@education.gov.il לאישור אגף אמח"י שבמשרד החינוך, כמפורט בטופס. רק לאחר קבלת אישור מאגף א' אמח"י יתאפשר לרשות לדווח ישירות למשרד החינוך.

לתשומת ליבכם, העברה מספק שירות אחד למשנהו ניתן לבצע עד סוף חודש מרץ של אותה שנת לימודים. לאחר מועד זה ההעברה תהיה לשנת הלימודים שלאחריה, מאחר שהמערכות נסגרות ב-30 ביוני; רשות המבקשת להצטרף לדיווח הישיר או כבר מדווחת ישירות, תוכל לחזור ולדווח באמצעות החברה לאוטומציה רק בתום שנת הלימודים ולא במהלכה. רשות המעוניינת לדווח ישירות באמצעות ספק שירות שאינו מוכר על ידי משרד החינוך, תוכל להצטרף רק בשנה העוקבת, לאחר שספק השירות שבחרה נבדק על ידי משרד החינוך, העביר טסטים התואמים את מבנה הממשקים ואושר.

מערכת דוחות מצבת תלמידי גני ילדים מאפשרת לרשויות לצפות ברשימת התלמידים שנקלטו באופן תקין עד 10 בחודש, במשרד החינוך. אם מדובר ברשות המדווחת ישירות, המערכת מאפשרות אף לבצע העברה וקבלה של ממשקים של תלמידי גני ילדים ממשרד החינוך ואליו בצורה מאובטחת ומקוונת. לאחר ההזדהות תתאפשר העלאת קבצים לקליטה במשרד החינוך. על הרשות המדווחת ישירות למשרד החינוך לדווח לפי מבנה הממשקים המפורט ועל פי הנחיות העברת דיווחים שייקבעו על ידי משרד החינוך.

לתשומת ליבכם, לשם קבלת תשלום בגין תלמידי גני ילדים שדווחו תקינים למשרד החינוך, יש לדווח את קובץ מצבת תלמידי גני ילדים בכל חודש עד ל-25 בו. תלמידים שידווחו לאחר מכן, התשלום בגינם יכול להתבצע בחישוב של חודש לאחר מכן. קליטת הקבצים תתבצע כל ערב לאחר השעה 17:15. אנא התאזרו בסבלנות עד לאחר קליטת הקובץ שהועלה ואל תעלו שוב את אותו קובץ.

הכניסה למערכת

• לחיצה על כפתור כניסה תפתח חלון הזדהות.
• בחלון ההזדהות יש להזין את קוד המשתמש והסיסמה שנשלחו אליכם.
• לאחר ההזדהות תתאפשר העלאת קבצים לקליטה במחשב משרד החינוך.

• כ-24 שעות לאחר העלאת הקובץ למשרד החינוך, יש להיכנס שוב לאתר לשם הורדת דוח משוב על הקובץ שהועבר לקליטה.
• אם יש שגויים בדוח המשוב, יש לתקן את השגויים ולהעלות קובץ מתוקן לקליטה נוספת.

לתשומת ליבכם,

• התשלומים השונים בגין תלמידי גני ילדים יחושבו על סמך נתוני דיווח תקינים שיועברו למשרד החינוך וייקלטו כתקינים במשרד החינוך. כל הדיווחים השגויים שיועברו למשרד החינוך שלא על פי מבנה הממשקים תקין או לא לפי הנחיות העברת הדיווחים שייקבעו, לא ייקלטו במשרד החינוך, ולא ישולם בגינם.
• דיווח שגוי שלא טופל, לא יופיע בדוח שגויים עדכני. כל דוח משמש משוב לדיווח המסוים שהועבר.