בתי ספר בחטיבות העליונות הזכאים לשכר לימוד, ידווחו את הנתונים הנדרשים לצורך חישוב רמת השירות במערכת רמת השירות. הדיווח ימולא בשתי קטגוריות:

עובדי סיוע – עובדים שאינם עובדי הוראה, ועוסקים בנושאי סיוע טכני, כגון: טכנאי מעבדה או מתאם מחשוב. באחריות בתי הספר להוסיפם במערכת ובמידת הצורך לגרוע או לעדכן את פרטיהם באזור הדיווח המתאים.

נתונים נוספים – על בתי הספר לדווח באזור נפרד במערכת על יתר הנושאים המשלימים לקביעת דירוג רמת השירות, כגון: מספר חדרי המעבדות, מספר ספרים ועמדות מחשב, מספר שעות לריכוז טכני, ימי טיולים וכן הלאה.

החל משנת הלימודים תשפ"ב יש לדווח רמת שירות גם לגבי חטיבות ביניים רשמיות בחינוך הרגיל (הן חטיבות ביניים עצמאיות והן חטיבות ביניים בבית ספר שש שנתי). זאת במטרה לאפשר למוסדות לצפות בתוצאות הדיווח. החל מתשפ"ג תחול חובת דיווח רמת שירות בחטיבות הביניים כאמור, והתשלום יבוצע בהתאם לדיווח במערכת בשנה זו ואילך. המטרה העיקרית בהקמת מערכת רמת השירות לחטיבת הביניים היא שהתלמידים יקבלו את מלוא השירותים שהוגדרו בתקינה של סל התלמיד בחטיבת הביניים.

דיווח בעלי התפקידים למשרד יאפשר לוודא שהם עומדים בדרישות התפקיד וכן יאפשר לאגפים הרלוונטיים ליצור קשר ולהעביר את המידע הנדרש. כדי להקל על משתמשי המערכת, היא נבנתה באותה פלטפורמה של מערכת רמת השירות לחטיבה העליונה. עובד שאושר במוסד לחטיבה עליונה – האישור יהיה תקף גם לחטיבת הביניים ולהפך.

התנאים הסביבתיים שבית הספר מעניק לתלמידיו התומכים בהוראה ובסביבת ההוראה יקבעו את רמת השירות בחטיבת הביניים, על פי התקנים שקבע ומתקצב משרד החינוך. ניתוח וחישוב רמת השירות יתבצעו על פי דיווח בית הספר, בהתבסס על הנתונים שהוא ידווח במערכת רמת שירות. בהתאם לכך יחושב שיעור הביצוע ביחס לתקינה שתוקצבה. רמת השירות בחטיבת הביניים מתייחסת לרכיבים הבאים המתוקצבים במסגרת "סל תלמיד חט"ב" (נושא 214 במערכת התשלומים) ותופעל בחישוב התשלומים בנושאים אלה בלבד: טכנאי מעבדה למדעים, מתאם מחשוב בית ספרי, ספרן ומפעיל ציוד אור קולי.

לפני שליחת הדיווח למשרד החינוך, על בתי הספר לוודא כי הנתונים שמולאו מדויקים ותואמים בפועל את המצב הקיים. לאחר ביצוע החישוב לא ניתן יהיה לעדכן עובדים רטרואקטיבית, אלא אם כן קיים ערעור מאושר במערכת.

על המנהל לסמן בסעיף הצהרת המנהל כי כל הפרטים נכונים ומלאים. כמו כן, יש לצרף טופס חתימה והצהרה של רואה חשבון המאשר כי הנתונים שנמסרו בדוח רמת השירות הם מהימנים ותקפים. הטופס ניתן להורדה במערכת.

אם המוסד שוכר שירותים רפואיים (רופא או אחות) מחברה חיצונית, על הבעלות ומנהל המוסד לחתום על תצהיר מתן שירות. על המוסד לצרף את הטופס החתום למערכת רמת שירות כחלק מדיווח על רופא או אחות. מטה האיסוף יבדוק שהתצהיר המצורף תקין ויאשר אותו במערכת.

במסגרת חישוב רמת השירות ייבחן וייבדק פרופיל המוסד, ותיבחן מצבת המורים כדי לוודא שאין בה דיווחים שגויים. בדיקת פרופיל המוסד קריטית לחישוב רמת השירות הכללית. ככלל, החישוב מתבצע פעם בחודש, בהתאם לדיווח המתקבל מרוב המוסדות בארץ.

לאחר ביצוע החישוב ניתן יהיה להיכנס למערכת ולתחקר את פרטי החישוב, כגון מהם הנתונים שנלקחו בחשבון ואיך התבצע תהליך החישוב על סמך הנתונים. רק בעלי הרשאה למערכת עוש"ר יוכלו לבצע תחקור רמת שירות. לטופס בקשת הרשאה לשימוש במערכות המשרד באינטרנט

מוסד המבקש לערער על רמת השירות שנקבעה לו עקב נתונים לא מדויקים בדיווח שלו, יוכל לעשות זאת באמצעות פנייה במערכת הממוחשבת אל מנהל גף שכר לימוד חטיבה עליונה. אפשרות הערעור ניתנת למוסד בודד.