מערכת סל תלמיד והצהרת הרשות שבמערכת מנב"סנט תומכת בתהליך עדכון סל התלמיד עבור בתי ספר הפועלים בניהול עצמי, ובדיווח הצהרת הרשות על העברות כספיות לבתי הספר במסגרת סל התלמיד. הרשות המקומית נדרשת להעביר פעמיים בשנה הצהרה (המופיעה בנספח ה' במסמך ההבנות) בדבר ההעברות הכספיות שבוצעו בפועל לבתי הספר במסגרת סל התלמיד:

• בינואר עבור אוגוסט עד דצמבר (5 חודשי פעילות).

• באוגוסט עבור אוגוסט עד יולי (12 חודשי פעילות).

המערכת מחשבת את סל התלמיד השנתי לכל בית ספר לפי שנת הכספים המתחילה באוגוסט ומסתיימת בסוף יולי. עם זאת, רשויות המצויות בשנת הכניסה לניהול עצמי מתחילות את העברת הכספים לבתי הספר מספטמבר או מינואר.

הרשאות לשימוש במערכת ניתנות למנהל מחלקת החינוך ברשות ולגזבר הרשות הרשומים במערכת ההזדהות של משרד החינוך. לטופס בקשת הרשאה לשימוש במערכות המשרד

הפעולות שבאחריות הרשות במערכת סל תלמיד והמנב"סנט

• עדכון, צפייה ודיווח של סל תלמיד.

• דיווח הצהרות הרשות על העברות כספיות לבתי ספר במסגרת סל תלמיד.

נוהל העברת הכספים התוספתיים

ככלל, יש להעביר לבתי הספר את הכספים התוספתיים (נושא 573 – סיוע ניהול עצמי ונושא 574 – תוספת פדגוגית) במלואם. כספים אלו מועברים בכל שנת לימודים מלאה מספטמבר עד אוגוסט. לתשומת ליבכם, גובה תוספת "סיוע ניהול עצמי" בשנת הלימודים תשע"ט עומד על 151.78 ש"ח לתלמיד, ומתעדכן בהתאם לעליית מדד המחירים לצרכן.

במסגרת סל התלמיד הרשותי מועברים לבתי הספר תחומי אחריות יחד עם המשאבים הנדרשים למימושם. בתי הספר מנהלים את תקציבם בחשבון בנק בית ספרי ופועלים כמשק כספים סגור. באחריות הרשות המקומית לבקר את ההתנהלות הכספית של בתי הספר. על מנת לבסס את המהלך ולהבנות תשתית מתאימה לקיום בקרה כספית של הרשות המקומית, הקים משרד החינוך תשתית בקרה מקוונת – מאגר מידע כספי לבתי ספר בניהול עצמי כמודול במערכת מנב"סנט הנמצאת בשימוש השוטף של בתי הספר.

אופן שימוש הרשות במאגר המידע הכספי

לרשות המקומית תפקיד מכריע בשימוש במאגר המידע הכספי לצורך בקרה כספית על בתי הספר. על הרשות לוודא שבתי הספר מפיקים וטוענים קובץ מאזן כספי למאגר המידע ושהדוחות הכספיים של בתי הספר מבטאים ניהול כספים תקין . באפשרותה של הרשות המקומית לראות במסכי הצפייה שלה אילו בתי ספר טענו קובץ למאגר וואת תוכנו.

 בית הספר מעלה דוחות כספיים למערכת ארבע פעמים בשנה:

• באוקטובר עבור אוגוסט עד ספטמבר

• בינואר עבור אוגוסט עד דצמבר

• באפריל עבור אוגוסט עד מרץ

• באוגוסט עבור אוגוסט עד יולי

הרשות נדרשת לאשר את הדוחות של התקופה האחרונה.

 אופן השימוש במאגר המידע הכספי

• בית הספר מפיק קובץ מאזן כספי המרכז נתונים ותנועות כספיות, באמצעות תוכנת הנהלת החשבונות שלו.

• בית הספר טוען את הקובץ שהפיק למאגר המידע הכספי במנב"סנט.

• המאגר מרכז את הנתונים הכספיים ומציג אותם כדוחות כספיים סטנדרטיים.

• לאחר הזדהות עם הרשאות מתאימות הרשות המקומית יכולה לצפות בדוחות הכספיים של כל בתי הספר שבאחריותה ולאשר אותם.

בתי הספר בניהול עצמי יכולים לעשות שימוש באחת התוכנות הכספיות המאושרות על ידי התקינה של משרד החינוך. בשלב זה אלה התוכנות המאפשרות ייצור אוטומטי של הקובץ עבור המאגר:

• Pay school של החברה לאוטומציה: הנחיות להפקת קבצים

• כספים 2000 של חברת מטרופולינט: מדריך להפקת קבצים

• School@Cash של חברת אינפורמטיקה: הנחיות להפקת קבצים

• ביליבוק של החברה לאוטומציה

• ניתן להיעזר במחשבון לחישוב סכום סל התלמיד השנתי לכל בית ספר. לחישוב סכום סל התלמיד השנתי שיש להעביר לכל בית ספר יש להזין בתאים הצהובים את הנתונים הרלוונטיים.

• במסמך זה מפורטים הנתונים לעדכון סל התלמיד לשנה"ל תשע"ט.

• ללומדה להדרכה אינטראקטיבית לשימוש במערכת.